Truyền đạt thông tin là sự gắn kết các nhân viên trong cùng một tổ chức. Điều đó có nghĩa là chúng ta phải trao đổi ý tưởng, học từ người khác và có lẽ quan trọng nhất đó là tương tác với nhau.


“Kỹ năng giao tiếp và tương tác nằm trong danh sách đầu tiên các kỹ năng của người quản lý.” Theo Harris Interactive/Wall Street Journal business, 9/2007.

Vì thế, tại sao chúng ta lại lờ đi tầm quan trọng của giao tiếp cho tới khi chúng trở thành một vấn đề đáng quan tâm? Một lý do giải thích điều này có thể là bởi vì chúng ta không dành thời gian để định giá xem chúng có ý nghĩa như thế nào.

Trong bài phỏng vấn với Richard Anderson (New York Times), CEO của Delta Airlines, ông đã định nghĩa về cách giao tiếp hiệu quả:

Biết được nguyên tắc cơ bản. “Mọi người thực sự có thể kiểm soát được từ mà mình viết hoặc nói ra.” Anderson nói. Bạn hoàn toàn có thể thể hiện thông điệp đó bằng lời, cũng như trên giấy, trên email tốt. Thất bại trong cách truyền đạt khiến mọi người không chắc chắn về cái mà họ mong đợi.

Nghĩ kỹ về điều mà bạn sẽ nói. Anderson không phải là một fan của PowerPoint. Chỉ gạch chân những điểm chính mà không có “mục tiêu, một động từ và một chủ đề” thì không thể chỉ ra được những “suy nghĩ trọn vẹn.”. Với quan điểm của Anderson, bản thân PowerPoint không phải là vấn đề lớn. Quá nhiều nhà quản lý sử dụng nó để thể hiện suy nghĩ của mình thay vì triển khai nó bằng lời.

Chuẩn bị cho các cuộc họp. Những dữ liệu cho cuộc họp nên được phân bổ theo cách rõ ràng và chắc chắn. Anderson cũng muốn chuẩn bị để cuộc họp “bắt đầu và kết thúc đúng giờ”. Đó là tất cả của tiến trình chuẩn bị. Tuy nhiên, rất nhiều cuộc họp thường bị “cháy giờ” trước khi họ bắt đầu vào nội dung chính bởi các nhà quản lý và nhân viên không dành thời gian để nghĩ về cái mà họ sẽ nói trước khi thuyết trình.

Khuyến khích thảo luân. “Tôi muốn có một cuộc tranh luận.” Anderson nói. “Tôi muốn nghe những ý kiến của mọi người vì thế tôi cố gắng đặt ra nhiều câu hỏi thay vì bản thân đưa ra lời bình luận.” Thường thì do sức ép của thời gian hoặc có lẽ một cảm nhận nâng cao tầm quan trọng, các nhà quản lý không thể khiến thông điệp rõ ràng. Chính vì thế, nếu để nhóm thảo luận. Các ý tưởng sẽ toát ra.

Lắng nghe người khác. Thảo luận sẽ trở nên vô nghĩa nếu không ai lắng nghe. Anderson không muốn nhìn người quản lý của mình liên tục kiểm tra điện thoại BlackBerrys trong suốt cuộc họp. "Làm như vậy thể hiện sự thiếu tập trung và không tôn trọng người đang nói. Tệ hơn là ai đó lấy báo ra đọc." Anderson nói. Mặc dù chúng ta có kỹ năng nói và viết nhưng chúng ta không biết lắng nghe thì cách giải quyết vấn đề sẽ chẳng bao giờ có kết quả trọn vẹn.

Theo Nguoi Lanh Dao