Phần 6 - Làm chủ yếu tố công nghệ

26. Luôn cập nhập

Dưới đây là những thiết bị công nghệ hiệu quả và ít tốn kém nhất mà bạn nên trang bị để thay thế cho hệ thống máy tính đã quá lạc hậu:

- Ổ đĩa cứng. Một trong những đặc tính quan trọng nhất của máy tính là khả năng lưu trữ dữ liệu. Cho dù bạn cần sử dụng một ổ đĩa cứng phụ để sao lưu dữ liệu quan trọng trên ổ đĩa cứng chính của bạn, hay sao lưu vào các tệp (file) video kỹ thuật số, hay sao lưu trên ổ đĩa cứng di động để có thể mang theo mọi lúc mọi nơi, thì bạn cũng luôn tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu.

- Ổ đĩa CD-ROM/R/RW và đĩa DVD-ROM/R/RW. Thường xuyên cập nhập ổ đĩa CD-ROM có tốc độ cao hơn là công việc bạn cần làm để đảm bảo hệ thống vận hành đạt hiệu suất cao nhất.

- Cập nhập và tối ưu hoá tốc độ bộ vi xử lý. Việc cập nhập và tối ưu hoá tốc độ bộ vi xử lý máy tính cho phép bạn đẩy mạnh hiệu suất tổng thể của máy tính, giúp các quy trình thông tin được xử lý nhanh hơn. Các công cụ tăng tốc máy tính thực hiện điều này bằng việc thay đổi một số chức năng hoạt động và cung cấp bộ nhớ bổ sung, nhờ đó giải phóng đáng kể công suất hoạt động của bộ vi xử lý chính, và nó sẽ vận hành các chương trình phần mềm ứng dụng hiệu quả hơn.

- Bộ nhớ. Trong khi những công việc kể trên có thể giúp bạn gia tăng hiệu suất hoạt động của các máy tính hiện tại, thì một cách hiệu quả khác để cải thiện hiệu suất là bạn chỉ cần gắn thêm một vài thanh bộ nhớ RAM vào máy tính.

27. Danh mục mua sắm

Nếu công ty của bạn có kế hoạch mua sắm thêm các thiết bị công nghệ mới, bạn cần tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo những thứ bạn mua là hoàn toàn hợp lý và cần thiết. Bạn hãy lưu ý những điểm sau:

- Đàm phán lại những hợp đồng sẵn có cho các dịch vụ công nghệ, chẳng hạn như tư vấn và hỗ trợ hệ thống mạng. Các trang thiết bị mạng đặc biệt quan trọng. Hãy bắt đầu bằng việc đặt ra các tiêu chuẩn để đánh giá và tính toán các hoá đơn nhằm đảm bảo rằng bạn không phải chi trả quá mức cần thiết. Sau đó, thay vì mua tất cả các máy điện thoại nội bộ, điện thoại đường dài và các dịch vụ viễn thông khác từ một nhà cung cấp, bạn có thể đa dạng hoá các nguồn cung ứng. Khá nhiều nhà cung cấp trên thị trường sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của bạn tốt hơn với mức giá thấp hơn.

- Đảm bảo rằng những thiết bị bạn mua là thực sự cần thiết. Bạn mua máy tính cá nhân, máy in và các phần mềm ứng dụng, nhưng đừng quên chuẩn hoá cấu hình và loại bỏ những ứng dụng thừa, lặp lại.

- Thiết lập một hệ thống đảm bảo cho các trang thiết bị công nghệ được vận hành ổn định và hiệu quả. Bạn có thể tổ chức một nhóm nhân viên từ bộ phận IT và các phòng ban khác nhau, sau đó thường xuyên gặp gỡ để thảo luận với họ về những việc làm cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống máy móc trong công ty vận hành ổn định, hiệu quả và tiết kiệm.

28. Mua sắm thông minh

Đầu tư vào công nghệ phục vụ hoạt động kinh doanh sẽ không làm bạn nghèo đi, chỉ cần bạn biết rõ phải làm thế nào để đạt được kết quả cao nhất từ những gì bạn bỏ ra. Việc đảm bảo sự hoạt động ổn định cho các hệ thống công nghệ quan trọng là điều tối cần thiết. Bạn nên lấy phiếu bảo hành cho các vật dụng đã mua. Hãy cân nhắc xen khi nào cần tiết kiệm và khi nào không thể tiết kiệm.

Những cửa hàng giảm giá luôn có một khu vực dành riêng cho sản phẩm công nghệ. Bạn có thể tìm thấy nơi đây khá nhiều điều thú vị, từ máy tính xách tay cho đến hộp mực in. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể đòi hỏi ở đây một dịch vụ trực tiếp. Nếu bạn biết rõ những gì bạn muốn, hãy đến đó và thử thoả thuận về sản phẩm và giá cả. Nếu bạn cần đặt ra nhiều câu hỏi về dịch vụ hậu mãi, bạn nên đến nơi khác.

Bạn cũng có thể tiết kiệm đáng kể tiền bạc nếu có mối liên hệ gần gũi với các nhà phân phối lại sản phẩm giá trị gia tăng (value-added reseller - VAR). Đây là hướng đi hợp lý cho những kế hoạch mua sắm lớn, khi bạn muốn nhà phân phối cũng là người cài đặt các thiết bị cho bạn. Nhà phân phối sẽ đưa ra các chào hàng đặc biệt cùng những đề xuất mua sắm thích hợp với các nhu cầu của bạn. Việc lựa chọn VAR cũng rất quan trọng. Liệu nhà phân phối mà bạn nhắm đến đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của họ và họ có đủ năng lực phục vụ trên thị trường cá biệt của bạn hay không.

29. Văn phòng không giấy tờ

Bạn sắp sửa bị đè bẹp dưới núi giấy tờ, công văn? Công nghệ sau đây có thể giúp bạn giảm thiểu hay thậm chí loại bỏ hoàn toàn nhu cầu giấy tờ ở văn phòng.

- Máy vi tính: Máy tính cá nhân, máy tính xách tay và máy tính cầm tay đều có thể được sử dụng để soạn thảo, lưu trữ văn bản tài liệu, giúp bạn làm việc linh hoạt và tiện lợi, đồng thời loại bỏ việc sử dụng giấy tờ trong công việc hàng ngày.

- Máy quét: Máy quét tạo ra các hình ảnh kỹ thuật số, chuyển văn bản từ dạng giấy tờ sang dạng điện tử, do vậy rất dễ dàng trong việc lưu trữ. Khi quét văn bản giấy tờ, bạn nhớ sử dụng các công cụ nén ảnh để đảm bảo hiệu suất làm việc của máy tính. Một định dạng tài liệu chuẩn sắp xếp cho các bức ảnh sẽ giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn.

- E-mail: E-mail là một thay thế tuyệt vời cho công việc giấy tờ. Những hệ thống email hiệu quả cho phép người sử dụng lọc nội dung và thông điệp theo chủ đề. Chúng cũng giúp cho người sử dụng có thể phối kết hợp email với fax và voice-mail trong hệ thống truyền tải thông tin thống nhất.

- Hệ thống lưu trữ: Các thiết bị công nghệ lưu trữ hiện đại rất cần thiết cho hoạt động quản lý thông tin điện tử tốc độ cao và tập trung. Bạn có thể thử nghiệm các hệ thống có giá thành thấp được xây dựng dựa trên công nghệ RAID (Redundant Array of Independent Disks) hay hệ thống mạng lưu trữ khu vực dựa trên nền iSCSI.

- Fax qua IP (Giao thức Internet): Việc fax văn bản qua các máy fax truyền thống đang dần được chuyển sang fax qua Internet với các trang web hay email. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí cho giấy fax mực in.

- Hệ thống mạng nội bộ không dây: Các mạng Wi-Fi LAN đang ngày một trở nên phổ biến hơn, giúp mọi người dễ dàng và linh hoạt hơn trong việc tiếp cận các thông tin điện tử từ bất kỳ địa điểm nào.

- Tiếp cận từ xa an toàn: Các hệ thống mạng riêng ảo (Virtual private networks - VPN) sẽ đảm bảo cho những nhân viên làm việc tại nhà hay khi đi công tác có thể tiếp cận tới các mạng nội bộ của công ty.

- Hệ thống đào tạo trực tuyến (E-learning): Tham gia các khoá đào tạo hiện đại ngày nay, bạn có thể nói lời tạm biệt với những cuốn sách và sổ tay ghi chép khi bạn sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến.

- Máy in hiện đại: Các máy in có thể in trên hai mặt của một tờ giấy sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí giấy tờ và thời gian in ấn.

30. Sao lưu

Các thiết bị máy tính của bạn có thể bị thất lạc, bị đánh cắp hay bị hư hỏng do hoả hoạn. Vì vậy, bạn hãy sao lưu dữ liệu hàng tuần – hay thậm chí là hàng ngày. Những công cụ sao lưu có thể bao gồm ổ đĩa cứng di động, ổ ghi DVD hay sao lưu dữ liệu trực tuyến,...

Có một vài lựa chọn sao lưu dữ liệu qua hệ thống mạng, bao gồm:

- Sao lưu đính kèm trực tiếp (Direct Attached Storage): Được gọi là DAS, công nghệ này sẽ gắn kèm việc sao lưu dữ liệu truyền thông trực tiếp tới các máy chủ.

- Sao lưu đính kèm qua hệ thống mạng (Network Attached Storage): Được gọi là NAS, giải pháp độc lập này sẽ kết nối trực tiếp tới mạng LAN, thay vì tới các máy chủ. Sự chia tách dữ liệu từ các máy chủ sẽ hướng đến việc cải thiện hiệu suất hoạt động.

- Hệ thống sao lưu nội bộ (Storage Area Network): Được gọi là SAN, hệ thống này tạo ra những mạng riêng biệt với hiệu suất cao có thể đảm bảo thăng bằng và an toàn dữ liệu.

- iSCSI SAN: Đây là một dạng thức khác của SAN, dễ cài đặt hơn, có chi phí kết nối thấp hơn. Với iSCSI, bạn sẽ dễ dàng trong việc quản lý ở giai đoạn tăng trưởng kinh doanh.

- Dịch vụ lưu trữ dữ liệu: Trên thị trường có khá nhiều hãng chuyên cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu. Bạn có thể ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp này - những người sẽ thực thi và duy trì hệ thống dữ liệu giúp công ty bạn trong suốt thời gian tiến hành các hoạt động kinh doanh.

Dù bạn chọn phương pháp sao lưu nào, thì yếu tố an toàn vẫn cần được đặt lên hàng đầu nhằm đảm bảo rằng mọi sự cố dữ liệu tiềm ẩn đều được loại bỏ.

Mời các bạn xem tiếp Phần 7 - Củng cố và cải thiện các mối quan hệ



Theo kienthuctaichinh.com